Klauzula informacyjna dotycząca nagrywania rozmów telefonicznych

Wersja 2.0 · obowiązuje od 24 lipca 2026 r.

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z rozmowami telefonicznymi jest Promente Sp. z o.o., ul. Teofila Lenartowicza 33-35, 85-133 Bydgoszcz, KRS 0000921564, NIP 9671448844, REGON 389986034.

W sprawach dotyczących danych i realizacji praw skontaktuj się z nami pod adresem kontakt@pro-mente.pl.

2. Informacja przed rozpoczęciem nagrywania

Nagrywanie może rozpocząć się wyłącznie po przekazaniu rozmówcy czytelnego komunikatu, że połączenie jest nagrywane, w jakich celach oraz gdzie znajduje się ta klauzula. Jeżeli nie chcesz uczestniczyć w nagrywanej rozmowie, możesz zakończyć połączenie i skorzystać z poczty elektronicznej lub formularza kontaktowego. Możesz również zapytać pracownika, czy w danej sprawie jest dostępny inny, nienagrywany kanał kontaktu.

3. Zakres danych

W związku z nagraniem możemy przetwarzać głos, numer telefonu, datę, godzinę i czas trwania połączenia, dane identyfikacyjne podane w rozmowie oraz jej treść. Nie przekazuj przez telefon danych zdrowotnych ani innych danych szczególnej kategorii, jeżeli nie są potrzebne do załatwienia sprawy.

4. Cele, uzasadniony interes i podstawy prawne

Nagrania mogą być wykorzystywane wyłącznie do:

• kontroli i poprawy jakości obsługi oraz udokumentowania uzgodnień z rozmówcą;
• szkolenia osób obsługujących połączenia, z ograniczeniem dostępu do niezbędnego grona;
• zapobiegania nadużyciom oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podstawą przetwarzania zwykłych danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uzasadnionym interesem Administratora jest zapewnienie odpowiedniej jakości i bezpieczeństwa obsługi, rzetelne odtworzenie przebiegu rozmowy oraz ochrona praw Administratora i rozmówcy.

Art. 6 ust. 1 lit. f RODO sam w sobie nie stanowi podstawy do przetwarzania danych o zdrowiu. Jeżeli takie dane zostaną ujawnione podczas rozmowy, mogą być przetwarzane wyłącznie w niezbędnym zakresie i przy istnieniu dodatkowej podstawy z art. 9 RODO — w szczególności art. 9 ust. 2 lit. h RODO, gdy jest to konieczne do celów opieki zdrowotnej lub zarządzania systemami i usługami opieki zdrowotnej przez osoby zobowiązane do poufności, albo art. 9 ust. 2 lit. f RODO, gdy jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. W pozostałych przypadkach wymagających utrwalenia takich danych konieczna jest wyraźna zgoda z art. 9 ust. 2 lit. a RODO albo inna właściwa podstawa prawna.

Jeżeli dla ujawnionych danych o zdrowiu nie istnieje właściwa podstawa z art. 9 RODO, nie wykorzystujemy ich, a obejmujący je fragment jest usuwany lub redagowany bez zbędnej zwłoki, o ile jest to technicznie możliwe bez naruszenia integralności niezbędnego dowodu.

Nagrań zawierających dane o zdrowiu nie wykorzystujemy do ogólnych celów szkoleniowych, chyba że fragment został skutecznie zanonimizowany albo istnieje odrębna, właściwa podstawa prawna.

5. Odbiorcy i transfery

Dostęp do nagrań mogą otrzymać tylko upoważnieni pracownicy i współpracownicy Promente, dostawcy systemu telefonicznego, hostingu nagrań i utrzymania IT, doradcy prawni lub audytorzy oraz organy publiczne, jeżeli wymagają tego przepisy. Dostęp jest ograniczany do zakresu potrzebnego do danego celu.

Jeżeli dostawca lub jego podwykonawca przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, transfer wymaga mechanizmu z rozdziału V RODO, np. decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych i wymaganych zabezpieczeń. Informację o mechanizmie dotyczącym używanego systemu można uzyskać od Administratora.

6. Okres przechowywania

Nagrania przechowujemy nie dłużej niż 3 miesiące od dnia połączenia. Jeżeli w tym czasie nagranie zostanie wyodrębnione jako dowód w sprawie, skardze, incydencie lub postępowaniu, odpowiedni fragment może być przechowywany do prawomocnego zakończenia sprawy albo upływu właściwego terminu przedawnienia. Po upływie okresu nagranie jest usuwane lub skutecznie anonimizowane.

7. Dobrowolność i sprzeciw

Skorzystanie z nagrywanego kanału telefonicznego jest dobrowolne. Wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Sprzeciw nie zawsze skutkuje natychmiastowym usunięciem nagrania — Administrator może wykazać nadrzędne, prawnie uzasadnione podstawy albo potrzebę ochrony roszczeń.

8. Twoje prawa

W granicach wynikających z RODO masz prawo żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz wnieść sprzeciw. Jeżeli wyjątkowo podstawą przetwarzania jest zgoda, możesz ją wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem.

Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl.

9. Zautomatyzowane decyzje

Nagrania nie służą do podejmowania wobec rozmówców decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu ani do profilowania wywołującego skutki prawne lub podobnie istotnie wpływającego na rozmówcę.