Polityka prywatności i cookies
Wersja 2.0 · obowiązuje od 24 lipca 2026 r.
1. Administrator i zakres polityki
Polityka dotyczy serwisu www.pro-mente.pl, formularzy dostępnych w serwisie, pierwszego kontaktu w sprawie badań klinicznych oraz kontaktu rekrutacyjnego. Nagrywanie rozmów opisuje dodatkowo odrębna klauzula informacyjna.
Administratorem danych osobowych jest Promente Sp. z o.o., ul. Teofila Lenartowicza 33-35, 85-133 Bydgoszcz, KRS 0000921564, NIP 9671448844, REGON 389986034.
Kontakt w sprawach ochrony danych i realizacji praw (oraz z inspektorem ochrony danych, jeżeli został wyznaczony): kontakt@pro-mente.pl.
2. Jakie dane i z jakiego źródła przetwarzamy
Dane otrzymujemy przede wszystkim bezpośrednio od Ciebie. W zależności od sposobu kontaktu mogą to być:
- dane identyfikacyjne i kontaktowe, np. imię i nazwisko, e-mail i numer telefonu;
- wybrane badanie, wiek oraz treść wiadomości;
- dane dotyczące zdrowia, wyłącznie jeżeli dobrowolnie podasz je w zgłoszeniu do badania i udzielisz wyraźnej zgody na ich przetwarzanie;
- dane kandydata do pracy lub współpracy, np. CV, kwalifikacje i przebieg doświadczenia;
- dane techniczne, np. adres IP, data i czas żądania, adres odwiedzanej strony, informacje o przeglądarce i urządzeniu oraz dane potrzebne do wykrywania nadużyć;
- informacja o wersji i udzieleniu albo wycofaniu zgody formularzowej lub analitycznej.
Nie wpisuj w formularzach danych zdrowotnych ani innych danych szczególnych kategorii, które nie są potrzebne do obsługi Twojego zgłoszenia.
3. Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| Wyświetlenie, utrzymanie i zabezpieczenie serwisu, diagnostyka błędów oraz zapobieganie nadużyciom. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu dostępności i bezpieczeństwa serwisu. |
| Odpowiedź na zwykłe zapytanie, organizacja kontaktu albo podjęcie działań na Twoją prośbę przed zawarciem umowy. | Art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO, zależnie od treści zapytania; art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeżeli prosimy o zgodę. |
| Obsługa zgłoszenia zainteresowania badaniem klinicznym, w tym wstępny kontakt i przekazanie informacji o dalszym procesie. | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO; dla dobrowolnie podanych danych o zdrowiu dodatkowo wyraźna zgoda z art. 9 ust. 2 lit. a RODO. |
| Proces rekrutacji pracownika albo nawiązania innej współpracy. | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania przed zawarciem umowy; w zakresie, w jakim obowiązek i zakres danych określa prawo pracy, także art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 221 Kodeksu pracy; art. 6 ust. 1 lit. a RODO — dla danych dodatkowych i przyszłych rekrutacji. |
| Pomiar korzystania z serwisu przez Google Analytics. | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda na opcjonalną analitykę. |
| Bezcookiowy pomiar wydajności strony i Core Web Vitals przez Vercel Speed Insights. | W zakresie, w jakim przetwarzane informacje stanowią dane osobowe: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes polegający na utrzymaniu i ulepszaniu serwisu. |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami oraz wykazanie zgodności i treści zgód. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — ochrona praw Administratora i rozliczalność; w odniesieniu do danych szczególnej kategorii, gdy jest to niezbędne, art. 9 ust. 2 lit. f RODO. |
4. Zgłoszenia do badań klinicznych i dane o zdrowiu
Formularz na stronie służy wyłącznie do przekazania zainteresowania badaniem i rozpoczęcia kontaktu. Wysłanie formularza nie oznacza kwalifikacji ani włączenia do badania. Dane o zdrowiu podane w formularzu zgłoszenia do badania przetwarzamy na podstawie Twojej wyraźnej zgody.
Zwykły formularz kontaktowy nie służy do przekazywania danych o zdrowiu. Jeżeli otrzymamy takie dane bez wyraźnej zgody albo innej właściwej podstawy z art. 9 RODO, nie wykorzystujemy ich i usuwamy lub redagujemy je bez zbędnej zwłoki; możemy poprosić o ponowny kontakt przez właściwy kanał.
Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie, pisząc na kontakt@pro-mente.pl. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Może jednak uniemożliwić dalszą obsługę zgłoszenia.
Jeżeli przejdziesz do kwalifikacji lub udziału w konkretnym badaniu, otrzymasz odrębną, właściwą dla tego badania informację o administratorach, odbiorcach, podstawach i okresach przetwarzania. Dane z formularza internetowego nie są automatycznie przekazywane sponsorowi ani CRO tylko dlatego, że wysłano zgłoszenie.
5. Kandydaci do pracy i współpracy
Dane przesłane w odpowiedzi na ofertę albo w zgłoszeniu spontanicznym wykorzystujemy do oceny kandydatury, kontaktu i przeprowadzenia procesu rekrutacji lub rozmów o współpracy. Podanie danych wymaganych przepisami albo potrzebnych do oceny kandydatury jest dobrowolne, lecz bez nich udział w procesie może być niemożliwy. Nie wymagamy przesyłania danych o zdrowiu ani innych danych szczególnej kategorii na etapie pierwszego kontaktu.
Dane wykraczające poza zakres potrzebny w danym procesie przetwarzamy na podstawie zgody wynikającej z ich dobrowolnego przekazania, jeżeli prawo na to pozwala. Dane szczególnej kategorii przekazane z inicjatywy kandydata wymagają wyraźnej zgody zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a RODO. Zgoda na udział w przyszłych rekrutacjach jest odrębna i dobrowolna.
Jeżeli proces zakończy się zatrudnieniem lub współpracą, dalsze przetwarzanie danych będzie odbywać się na podstawie właściwych przepisów albo umowy i zostanie objęte odrębną informacją.
6. Czy podanie danych jest obowiązkowe
Pola wymagane oznaczamy symbolem „*”. Bez imienia, poprawnego adresu e-mail, wymaganej treści zgłoszenia i potwierdzenia właściwej zgody nie możemy obsłużyć formularza. W formularzu zgłoszenia do badania wymagany jest również numer telefonu. Wiek, wybór badania i informacje dodatkowe są dobrowolne, chyba że formularz wyraźnie wskazuje inaczej.
Z serwisu możesz korzystać bez zgody na Google Analytics. Odmowa zgody analitycznej nie ogranicza dostępu do treści ani formularzy.
7. Odbiorcy i podmioty przetwarzające
Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby i podmioty, które potrzebują go do wskazanych celów, w szczególności:
- upoważnieni pracownicy i współpracownicy Promente, w tym właściwi członkowie zespołu badawczego lub rekrutacyjnego;
- Vercel — hosting, dostarczanie serwisu, logi techniczne i Speed Insights;
- Resend (Plus Five Five, Inc.) — techniczne przekazywanie wiadomości z formularzy;
- Cloudflare — Turnstile służący ochronie formularzy przed automatycznymi nadużyciami;
- Google — Google Analytics, wyłącznie po udzieleniu zgody analitycznej;
- dostawcy poczty, utrzymania IT, bezpieczeństwa, pomocy prawnej i audytu, w niezbędnym zakresie i na podstawie odpowiednich zobowiązań;
- organy publiczne, jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z prawa.
Sponsor, CRO lub inni partnerzy konkretnego badania mogą otrzymać dane dopiero na dalszym, uzasadnionym etapie i zgodnie z dokumentacją tego badania; nie są automatycznymi odbiorcami każdego zgłoszenia wysłanego przez stronę.
8. Przekazywanie danych poza EOG
Część dostawców technologicznych ma siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym lub korzysta z podwykonawców w innych państwach. Jeżeli dochodzi do transferu poza EOG, właściwy mechanizm zależy od państwa, dostawcy i aktualnej konfiguracji usługi. Może nim być decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne wraz z wymaganymi zabezpieczeniami.
Informację o aktualnym mechanizmie transferowym dla konkretnego dostawcy możesz uzyskać, kontaktując się z Administratorem. Lista dostawców, podwykonawców i podstaw transferu podlega okresowej weryfikacji; sama dostępność publicznej polityki dostawcy nie zastępuje wymaganych ustaleń umownych.
9. Okresy przechowywania
| Kategoria | Okres lub kryterium usunięcia |
|---|---|
| Zwykłe zapytania i korespondencja | Do 12 miesięcy od zamknięcia sprawy lub ostatniego istotnego kontaktu; dłużej tylko, gdy trwa relacja albo jest to konieczne dla roszczeń lub obowiązku prawnego. |
| Wstępne zgłoszenia do badań, w tym dobrowolnie podane dane o zdrowiu | Do 6 miesięcy od zamknięcia zgłoszenia lub ostatniego kontaktu. Po rozpoczęciu kwalifikacji obowiązują okresy opisane w dokumentacji konkretnego badania. |
| Minimalny dowód udzielenia albo wycofania zgody | Przez czas niezbędny do wykazania zgodności, co do zasady do 3 lat od zakończenia przetwarzania opartego na zgodzie; bez przechowywania pełnej treści zdrowotnej, jeżeli nie jest potrzebna. |
| Kandydaci do pracy lub współpracy | Do zakończenia procesu; techniczne usunięcie następuje bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 30 dni. Dla przyszłych rekrutacji — maksymalnie 6 miesięcy od zgody. Wyodrębnione dane mogą być przechowywane dłużej wyłącznie, jeżeli jest to konieczne do ochrony przed konkretnym roszczeniem. |
| Standardowe logi techniczne pozostające pod kontrolą Administratora | Co do zasady do 30 dni; dłużej tylko w związku z incydentem, obowiązkiem prawnym lub roszczeniem. |
| Dane Google Analytics | Dane na poziomie użytkownika i zdarzenia — nie dłużej niż 2 miesiące w ustawieniach usługi; zagregowane raporty bez identyfikatorów mogą być przechowywane dłużej. |
| Vercel Speed Insights | Zgodnie z okresem właściwym dla konfiguracji usługi, tylko przez czas potrzebny do analizy wydajności. Eksportowane raporty przechowujemy wyłącznie w postaci zagregowanej. |
Okres może zostać przedłużony tylko w zakresie wymaganym przepisami, wiążącym poleceniem organu albo do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Po upływie okresu dane usuwamy, anonimizujemy albo bezpiecznie ograniczamy ich dalsze użycie.
10. Cookies, pamięć lokalna i wybór zgody
Serwis wykorzystuje cookies oraz pamięć lokalną przeglądarki. Twój wybór zapisujemy lokalnie pod nazwą promente_cookie_consent_v1, aby strona zapamiętała preferencje. Zapis pozostaje na urządzeniu do czasu zmiany decyzji, wyczyszczenia danych przeglądarki albo zastąpienia go nowszą wersją ustawień.
| Kategoria | Cel | Status |
|---|---|---|
| Niezbędne | Zapamiętanie wyboru, bezpieczeństwo, ochrona formularzy i prawidłowe działanie strony. | Zawsze aktywne |
| Analityczne Google | Dobrowolny pomiar odwiedzin i sposobu korzystania ze strony. | Wyłącznie po zgodzie |
Preferencje możesz zmienić w dowolnym momencie przez ikonę cookies w lewym dolnym rogu strony. Możesz też usuwać i blokować cookies w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie technologii niezbędnych może utrudnić zapamiętanie wyboru albo bezpieczne wysłanie formularza.
11. Analityka i pomiar wydajności
Google Analytics 4
Korzystamy bezpośrednio z Google Analytics 4, identyfikator usługi G-TX726RHP3E. Skrypt Google Analytics jest ładowany dopiero po udzieleniu zgody na kategorię analityczną (podstawowy tryb zgody). Przed zgodą serwis nie wysyła do Google Analytics odsłon ani zdarzeń.
Po zgodzie Google Analytics może ustawić cookies, w szczególności _ga i _ga_*. Przed pomiarem usuwamy z adresu strony parametry zapytania i fragment, a do Google Analytics nie przekazujemy treści formularzy, wybranego badania ani podanych danych zdrowotnych. Własne zdarzenia biznesowe ograniczamy do ogólnego pomiaru udanego wysłania formularza oraz kliknięcia telefonu lub e-maila. Google Analytics może tworzyć podstawowe zdarzenia techniczne związane z sesją; funkcja Enhanced Measurement, w tym automatyczny pomiar formularzy, przewijania, kliknięć, plików i wideo, jest wyłączona.
Po cofnięciu zgody zatrzymujemy dalsze żądania analityczne i usuwamy cookies Google Analytics z bieżącej domeny w zakresie dostępnym dla serwisu. Cofnięcie nie usuwa automatycznie danych, które zostały wcześniej zgodnie z prawem zagregowane.
Vercel Speed Insights
Speed Insights służy do bezcookiowego pomiaru wydajności i Core Web Vitals. Nie używamy go do reklamy, śledzenia osoby między różnymi serwisami ani podejmowania decyzji wobec konkretnego użytkownika. Vercel Web Analytics pozostaje wyłączony.
Dane mogą obejmować znormalizowaną ścieżkę strony, przybliżony kraj lub region, typ urządzenia, system, przeglądarkę, szybkość sieci, wynik Web Vital, jego techniczne źródło oraz czas pomiaru. Przed wysłaniem usuwamy parametry zapytania i fragment adresu, a ścieżki mogące ujawniać zainteresowanie konkretnym badaniem lub stanem zdrowia grupujemy do ogólnych kategorii. Polityka referrera ogranicza wysyłany nagłówek do samego źródła domenowego.
12. Ochrona formularzy — Cloudflare Turnstile
Formularze chronimy przy użyciu Cloudflare Turnstile. Narzędzie ocenia techniczne sygnały żądania i przeglądarki, np. adres IP, właściwości urządzenia i interakcję z zabezpieczeniem, aby odróżniać człowieka od automatycznego nadużycia. Podstawą użycia jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — bezpieczeństwo formularzy i serwisu.
Nie wykorzystujemy Turnstile do reklamy. Jeżeli zabezpieczenie uniemożliwia wysłanie formularza, możesz skontaktować się z nami telefonicznie albo mailowo.
13. Twoje prawa
W granicach wynikających z RODO przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
- sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych;
- usunięcia danych i ograniczenia ich przetwarzania;
- przenoszenia danych, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie lub umowie i odbywa się automatycznie;
- wniesienia sprzeciwu z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
- wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.
Wniosek możesz wysłać na kontakt@pro-mente.pl. Możemy poprosić o informacje potrzebne do bezpiecznego potwierdzenia tożsamości. Prawa nie są bezwzględne — ich zakres może być ograniczony przez obowiązek prawny albo potrzebę ochrony roszczeń.
Masz również prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl.
14. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Na podstawie danych opisanych w tej polityce nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Nie profilujemy kandydatów ani osób zainteresowanych badaniami klinicznymi.
15. Zmiany polityki
Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się sposób przetwarzania, dostawcy albo przepisy. Na początku dokumentu podajemy numer wersji i datę obowiązywania. Istotna zmiana celu przetwarzania lub zakresu zgody nie działa wstecz i, gdy jest to wymagane, będzie wymagać nowej informacji albo zgody.